اصطلاحات رایج در اجاره کشتی
5, آبان , 1402مهمترین تکنیکهای فروش
5, آبان , 1402تأثیر مدیریت زمان بر توسعه فردی و موفقیتهای کاری
جهت تعیین توالی، طول و بازه زمانی میان اتفاقات و رویدادهای گوناگون، از کمیتی بهعنوان «زمان» استفاده میشود. تعریف و تعبیر زمان بهقدری پیچیده و گسترده است که تابهحال ماهیت و چیستی آن بهصورت کامل مشخص نشده، اما لقب بُعد چهارم را به خود اختصاص داده است. زمان، عاملی که بدون وجود آن نوری نمیتابد، زندگی جریان نمییابد و تمام فعل و انفعالات در حوزههای شخصی و حرفهای متوقف میشوند، روندی بدون بازگشت دارد. طبق آخرین تحقیقات و کشفیات دانشمندان، گذر زمان بدون برگشت بوده و دستکم فعلاً نمیتوان به عقب بازگشت. به همین دلیل، ضرورت دارد از بزرگترین سرمایه خود، زمان، بهترین استفاده را ببریم. بهکارگرفتن راهکارهای مدیریت زمان و برنامهریزی، یکی از بهترین روشها برای جلوگیری از فوت وقت و فرصتسوزیها به حساب میآید. این مهم ثابت شده است که اگر کاری در زمان مقررشده آغاز و به پایان برسد، منافع مالی و روانی زیادی دارد. در ادامه این مقاله جدید از بلاگ «راهبر دانش» نگاه دقیقتری به این موضوع خواهیم داشت. اگر شما هم میخواهید با استفاده از ترفندها و راهکارهای مدیریت زمان و برنامهریزی، زندگی شخصی و حرفهای خود را بهبود ببخشید، تا انتهای این مطلب همراه ما باشید.
اهمیت یادگرفتن مهارتهای مدیریت زمان و برنامه ریزی
زمان، بزرگترین دارایی هر انسان و مجموعهای بوده و با هیچ فاکتور دیگری قابل قیاس نیست. از سوی دیگر، در مقایسه با عمر کیهان، فاصله میان تولد تا مرگ همه ما بهقدری کوتاه است که باید برای ازدستنرفتن فرصتها بسیار هوشیار باشیم. یکی از مهارتهایی که میتواند افراد را بهسمت توسعه فردی و موفقیت در پروژههای کاری هدایت کند، فراگرفتن متدهای مدیریت مؤثر و کارآمد زمان است. درواقع، مدیریت زمان به مجموعهای از تکنیکها و استراتژیها اطلاق میشود که به افراد کمک میکند برنامههای خود را براساس اهداف شخصی و شغلی خود بنویسند، زمان خود را به بهترین شکل سپری کنند و دستاوردهای بزرگی در زمینه رشد فردی و حرفهای داشته باشند. برای مثال، در پروژههای لجستیکی و حمل و نقل محمولههای گوناگون، فاکتور زمان از دو جهت اهمیت دارد: اول اینکه باید با مدیریت برنامهریزی، بهترین و کوتاهترین مسیر برای انتقال کالا انتخاب شود. در ادامه، با استفاده از تکنیکهای مدیریت زمان از طولانیشدن عملیات و خرابشدن محموله جلوگیری شود. اگر شما نیز در حوزه تجارت فعالیت دارید یا میخواهید به بهترین شکل ممکن از اوقات خود استفاده کنید، تکنیکهای مدیریت زمان را یادداشت کرده و به آنها عمل کنید.
مهمترین تکنیکهای مدیریت زمان
پیش از مطرحکردن تکنیکها، باید تعریف دقیقی از مدیریت زمان داشته باشیم. مدیریتکردن وقت و زمان به فرایند برنامهریزی، اولویتبندی و بهینهسازی زمان اختصاصدادهشده برای فعالیتهای روزمره، هفتگی، ماهانه و سالانه اطلاق میشود. در ادامه به برخی از تکنیکها و روشهایی که میتوانند به توسعه فردی و موفقیت در حوزه حرفهای و کاری کمک کنند، اشاره میکنیم:
هدفگذاری صحیح
در اولین مرحله، باید اهداف شخصی و حرفهای خود را بهصورت واضح و منطقی مشخص کنید. تعیین اهداف واضح و قابل اندازهگیری به شما کمک میکند برنامهریزی مناسبی داشته باشید و روند پیشرفت خود را نظارت کنید. برای مثال، این هدف که «میخواهم تمام کتابهای مربوط به قوانین حمل و نقل دریایی را بخوانم» بههیچوجه صحیح، اصولی و قابل اندازهگیری نیست. بهعلاوه، به دلیل دور از دسترس بودن، تنها احساس ناکافی و ناکارآمد بودن را به شما تلقین میکند.
برای هدفگذاری صحیح و اصولی، بهتر است مشخص کنید در طول ماه جاری، قصد دارید نیمی از کتاب قوانین حمل و نقل دریایی برای مبتدیان را بخوانید. این هدف واضح و قابل اندازهگیری است و درنهایت، احساس موفقیت و کفایت را در شما بیدار میکند.
مدیریت برنامهریزی
برنامهریزی اصولی، یکی از مراحل اصلی و مهم برای مدیریت زمان است. برای داشتن برنامهای مرتب و مؤثر، در ابتدای هر روز، هر هفته و هر ماه تمام فعالیتهای ریز و درشت خود را بهطور دقیق بنویسید. در مرحله بعد، تخمین بزنید که بهپایانرساندن هرکدام از فعالیتها به چند دقیقه یا ساعت زمان نیاز دارد. بعد از مشخصشدن این موارد، میتوانید برنامهای کاربردی داشته باشید که هر روز و حتی هر ساعت، فعالیت مشخصی را به خود اختصاص داده است.
اولویت بندی فعالیتها
این مورد، تکمیلکننده مدیریت برنامهریزی است. با اولویتبندی و تعیین اهمیت فعالیتهای گوناگون، میتوانید زمان خود را برای کارهای مهمتر و اساسی اختصاص دهید و از اتلاف وقت جلوگیری کنید. برای مثال، در برنامههای هفتگی، آمادهکردن متن سخنرانی در نشست شرکتهای بازرگانی اهمیت بیشتری نسبت به تماشای سریالهای نمایش خانگی دارد. به همین جهت، باید زمان بیشتری را برای نگارش متن صرف کرده و در اوقات فراغت خود سریال ببینید.
البته توجه داشته باشید که منظور ما از راهکارهای مدیریت زمان و برنامهریزی، غرقشدن میان فعالیتهای سخت نیست. نداشتن تفریح و استراحت، خستگی ذهنی و جسمی و پایینآمدن راندمان را برای شما به همراه دارد.
تکنیک Pomodoro
این تکنیک که میان دانشجویان و دانشآموزان محبوبیت بسیاری دارد، براساس تقسیم زمان به واحدهای کوچک تعریف میشود. به این صورت که در بازههای زمانی کوتاه، مشغول فعالیت میشوید و بعد به جسم و ذهن خود فرصت استراحت میدهید. این چرخه تا زمانی ادامه پیدا میکند که تیک انجام فعالیت را در دفتر برنامهریزیتان بزنید. بهطور معمول، شما باید بهمدت ۴۵ دقیقه تنها به یک فعالیت مشغول شوید و سپس، بهمدت ۱۵دقیقه استراحت کنید. این بازههای زمانی براساس میزان سختی کار قابل تغییر خواهند بود.
تکنیکهای دیگری نیز وجود دارند که به مدیریت زمان کمک میکنند؛ برای مثال، تکنیک ۸۰/۲۰ (قانون پارتو) که اثربخشی بسیار بالایی دارد. برای یادگیری این تکنیک و متدهای دیگر، میتوانید در دوره راهکارهای مدیریت زمان و برنامهریزی «راهبر دانش» شرکت کنید.
فواید مدیریتکردن زمان
در بخشهای قبلی به این اشاره کردیم که پایبندی و متعهدبودن به برنامه و لیست اهداف، باعث میشود در زندگی شخصی و حرفهای خود موفقتر عمل کنیم. اما این ادعا بسیار گنگ و کلی است. برای شفافسازی و توضیح بیشتر، در ادامه مهمترین فواید مدیریت زمان و برنامهریزی را بررسی میکنیم:
کارآمدی بیشتر
استفاده از تکینکهای مدیریتکردن زمان به شما کمک میکند بهشکل بهتری به وظایف خود مشغول شده و زمان کمتری را برای بهسرانجامرساندن فعالیتهای مهم صرف کنید. این باعث میشود کارایی و راندمان شما در انجام وظایف افزایش پیدا کرده و در مجموعه یا سازمانی که مشغول هستید، ارزش و جایگاه بالاتری پیدا کنید. از یاد نبرید که داشتن تسلط روی مهارتهای مرتبط با مدیریتکردن زمان جزو مهارتهای نرم (Soft skills) بوده و همین شما را برای جایگزینکردن به مهره سختی تبدیل میکند.
استرس کمتر
با داشتن یک برنامهریزی مؤثر و مدیریت مناسب زمان، استرس شما در ارتباط با انجام فعالیتهای روتین و مواجهه با پیشامدهای پیشبینینشده کاهش مییابد. همین مسئله باعث افزایش آرامش و رضایت شما از کار و زندگی شخصی خواهد شد.
افزایش قدرت تصمیمگیری
با مدیریت اصولی وقتی که در اختیار دارید، میتوانید بهتر از قبل روی کارهای مهم تمرکز کرده و قدرت تصمیمگیری خود را تقویت کنید. این باعث میشود در موقعیتهای دشوار تصمیمهای درستتری بگیرید. همچنین، از شلوغ و آشفته شدن ذهن شما جلوگیری میکند.
افزایش خلاقیت
هرچقدر که ذهن آرام و مرتبتری داشته باشید، قادر خواهید بود زمان بیشتری را برای تفکر خلاقانه و ایدهپردازی در نظر بگیرید. درنتیجه، میتوانید برای انجام امور مختلف خلاقیت به خرج دهید، جلوی یکنواختشدن مسیر شغلی را بگیرید و راهحل جدیدی برای روبهرویی با بحرانها پیدا کنید.
نتیجهگیری
با مقالهای دیگر همراه شما بودیم و فرصت داشتیم مفاهیم جدیدی را در ذهنتان جا بیندازیم. همچنین، سعی کردیم در قالب پیشنهاد و راهنمایی، بهترین تکنیکهای مربوط به مدیریت وقت و زمان را به شما معرفی کنیم. توصیه ما این است که برای آشنایی با تکنیکها و ترفندهای بیشتر و تبدیل آنها از ایدهای صرف به واقعیت و عادت، در دوره آموزشی مدیریت زمان و برنامهریزی «راهبر دانش» شرکت کنید. شرکت در این دوره برای عموم آزاد است و با مراجعه به سایت ما، میتوانید از آخرین اخبار، سرفصلهای تدریسی و زمان برگزاری کلاسها اطلاع پیدا کنید. دورههای آموزشی ما توسط بهترین اساتید کمیته علمی برگزار شده و در انتها، گواهینامه معتبری برای پذیرفتهشدگان صادر خواهد شد.